Diferencia entre revisiones de «OpenKM»

Revisión de 10:15 17 mar 2017

OpenKM es una herramienta para la administración de documentos generados dentro de una compañía, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para mantener controlado la innecesaria duplicación de la información, provee una solución para:

• Controlar el creciente volumen de información a ser manejado

• Poner fin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información

• Prevenir la duplicación de la información

• Obtener información válida a través del control de versiones de documentos

• Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información

• Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta forma con las obligaciones establecidas el LOPD (Ley de Protección de Datos)

• Restringir el acceso a la información por los usuarios no autorizados.

La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible para resolver problemas y tomar decisiones, es una herramienta que ayuda a mejorar los procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas inter-relacionadas) y permitiendo a los diferentes departamentos el acceso controlado y supervisado a la información.

Acceso al Sistema

Es realizado a través del navegador Web por medio de la Intranet (URL: http://www.iancarina.com.ve/Intranet). En esta pantalla debe realizar como paso inicial la Autenticación de usuario, ingresar el nombre de usuario (Login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el administrador del sistema, pulsar clic en <Aceptar>:

Nota: El Nombre de usuario y Contraseña son los mismos con los que entra al equipo cuando inicia sesión.

1. Ubicar y pulsar clic sobre la opción Wiki:

2. Pulsar clic sobre la opción OPENKM Sistema de Documentos:

3. Ingresar usuario (Login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el administrador del sistema, pulsar clic en <Login>:

Se activa la pantalla del escritorio, donde tendrá una vista amplia de todas las opciones y herramientas que ofrece al usuario de acuerdo a su perfil.

Pantalla del Escritorio

En el acceso al sistema, el escritorio es visualizado con tres áreas de trabajo diferentes bien definidos: Opciones de Menú, Árbol de Carpetas, Navegador de Documentos y Propiedades de Documentos y Carpetas, además de la información del usuario que está conectado en ese momento.

- Taxonomía: Menú ubicado en la parte izquierda de la ventana, donde se encuentran alojadas las diferentes carpetas, o también llamados repositorios de archivos. En este menú, solo se mostraran las carpetas y documentos, ya sea de solo lectura o para descargas, a las cuales el perfil de usuario tenga acceso. De requerir acceso, debe consultar con la operadora de la empresa.

Nota: Para consultar una carpeta dentro de otra o los documentos incluidos en cada carpeta, se debe desplegar hasta ubicar dicha carpeta o documento.

Los documentos contenidos en una carpeta, se visualizan en la parte derecha de la venta, de la siguiente forma:

En la parte derecha inferior se encuentran ubicados los formularios que permitirán registrar las propiedades de cada documento, las notas adicionales y la seguridad requerida para ingreso por cada perfil y documentos:

• Barra de Menú:

Ubicar la barra de menú y pulsar clic sobre la opción (o submenú) que requiera usar. Cada submenú tiene su finalidad de uso, a continuación se especifica cada uno:

• Archivo, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, algunas están inactivas y otras activas, estas últimas son las habilitadas para el uso:

  - Descargar documento: permite ver el documento seleccionado.

• Edición, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, ninguna está habilitada para el uso:

• Herramientas, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, donde están habilitadas para el uso:

  - Idiomas: permite seleccionar el idioma de su preferencia, inglés o español.
  - Apariencia:
  - Consola de Depuración:
  - Mostrar Administración:
  - Preferencia: permite cambiar la clave de ingreso al sistema, entre a la opción siguiente: 

Se activa la siguiente pantalla, en el orden de los recuadros enmarcados en rojo, colocar la nueva clave, en el siguiente repetir la nueva clave, y por último, pulsar el botón <Actualizar> para que se actualice la contraseña:

• Ayuda, se encuentran diferentes acciones que le permitirá mediante documentación la utilización del sistema.