Diferencia entre revisiones de «OpenKM»
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Revisión de 10:57 17 mar 2017
OpenKM es una herramienta para la administración de documentos generados dentro de una compañía, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para mantener controlado la innecesaria duplicación de la información, provee una solución para:
• Controlar el creciente volumen de información a ser manejado
• Poner fin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información
• Prevenir la duplicación de la información
• Obtener información válida a través del control de versiones de documentos
• Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información
• Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta forma con las obligaciones establecidas el LOPD (Ley de Protección de Datos)
• Restringir el acceso a la información por los usuarios no autorizados.
La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible para resolver problemas y tomar decisiones, es una herramienta que ayuda a mejorar los procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas inter-relacionadas) y permitiendo a los diferentes departamentos el acceso controlado y supervisado a la información.
Acceso al Sistema
Es realizado a través del navegador Web por medio de la Intranet (URL: http://www.iancarina.com.ve/Intranet). En esta pantalla debe realizar como paso inicial la Autenticación de usuario, ingresar el nombre de usuario (Login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el administrador del sistema, pulsar clic en <Aceptar>:
Nota: El Nombre de usuario y Contraseña son los mismos con los que entra al equipo cuando inicia sesión.
1. Ubicar y pulsar clic sobre la opción Wiki:
2. Pulsar clic sobre la opción OPENKM Sistema de Documentos:
3. Ingresar usuario (Login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el administrador del sistema, pulsar clic en <Login>:
Se activa la pantalla del escritorio, donde tendrá una vista amplia de todas las opciones y herramientas que ofrece al usuario de acuerdo a su perfil.
Pantalla del Escritorio
En el acceso al sistema, el escritorio es visualizado con tres áreas de trabajo diferentes bien definidos: Opciones de Menú, Árbol de Carpetas, Navegador de Documentos y Propiedades de Documentos y Carpetas, además de la información del usuario que está conectado en ese momento (ver sombreado rojo en la parte inferior izquierda de la ventana).
Barra de Menú
La barra de menú esta formada por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones. Si una opción del menú aparece en gris, esta opción no está disponible.
- Taxonomía: Menú ubicado en la parte izquierda de la ventana, donde se encuentran alojadas las diferentes carpetas, o también llamados repositorios de archivos. En este menú, solo se mostraran las carpetas y documentos, ya sea de solo lectura o para descargas, a las cuales el perfil de usuario tenga acceso. De requerir acceso, debe consultar con la operadora de la empresa.
Nota: Para consultar una carpeta dentro de otra o los documentos incluidos en cada carpeta, se debe desplegar hasta ubicar dicha carpeta o documento.
Los documentos contenidos en una carpeta, se visualizan en la parte derecha de la venta, de la siguiente forma:
En la parte derecha inferior se encuentran ubicados los formularios que permitirán registrar las propiedades de cada documento, las notas adicionales y la seguridad requerida para ingreso por cada perfil y documentos:
• Barra de Menú:
Ubicar la barra de menú y pulsar clic sobre la opción (o submenú) que requiera usar. Cada submenú tiene su finalidad de uso, a continuación se especifica cada uno:
- Archivo, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, algunas están inactivas y otras activas, estas últimas son las habilitadas para el uso:
- Descargar documento: permite ver el documento seleccionado.
- Edición, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, ninguna está habilitada para el uso:
- Herramientas, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, donde están habilitadas para el uso:
- Idiomas: permite seleccionar el idioma de su preferencia, inglés o español. - Apariencia: - Consola de Depuración: - Mostrar Administración: - Preferencia: permite cambiar la clave de ingreso al sistema, entre a la opción siguiente:
Se activa la siguiente pantalla, en el orden de los recuadros enmarcados en rojo, colocar la nueva clave, en el siguiente repetir la nueva clave, y por último, pulsar el botón <Actualizar> para que se actualice la contraseña:
- Ayuda, se encuentran diferentes acciones que le permitirá mediante documentación la utilización del sistema.