Diferencia entre revisiones de «Sistema de Transporte»

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Revisión de 10:36 16 jul 2015

Manual de Usuario

Inicio de sesión

• Para abrir el sistema de transporte accione clic ComisionesChof.exe en su escritorio.

• Se desplegará la siguiente ventana:

• Ingresar Usuario

• Ingresar Contraseña

• Opcional, tenemos para cambiar la contraseña.

Funciones de Menú

• El menú Sistema de Transporte, muestra todas las tareas disponibles para el rol que se le ha asignado. El sistema va acorde a todas las opciones del menú.

Opciones de menú:

• Nuevo registro

Ícono Vía corta: Ctrl + N.

• Modificar registro

Ícono Vía corta: Ctrl + M.

• Eliminar registro

Ícono Vía corta: Ctrl + Supr.

• Buscar registro

Ícono Vía corta: Ctrl + B.

• Primer registro

Ícono Vía corta: Ctrl + P.

• Registro anterior

Ícono Vía corta: Ctrl + A.

• Siguiente registro

Ícono Vía corta: Ctrl + S.

• Último registro

Ícono Vía corta: Ctrl + U.

• Imprimir

Ícono Vía corta: Ctrl + I.

• Cerrar formulario

Ícono Vía corta: Ctrl + F4.

• Guardar registro

Ícono Vía corta: Ctrl + G.

• Deshacer cambios

Ícono Vía corta: Ctrl + Z.

• Agregar producto

Ícono

• Eliminar producto

Ícono

Datos Maestros

• En Archivo, visualizamos los siguientes datos maestros:

De igual manera, podemos conseguir algunos de ellos en nuestra vista principal.

• Choferes

Maestro encargado de incluir, modificar o eliminar el chofer.

Lo visualizamos accionando clic en el ícono o mediante la tecla F2.

De no existir el chofer, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• Cédula del chofer.

• Nombre.

• La sucursal es preterminada.

• ID del chofer para importarlo desde ADempiere.

• El check debe tildarlo como Activo.

• Si es contratado, tildarlo.

• Vehículos

Maestro encargado de incluir, modificar o eliminar el vehículo.

Lo visualizamos accionando clic en el ícono

o mediante la tecla F3.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• Placa del vehículo.

• Descripción.

• Marca.

• Serial Motor.

• Serial Carrocería.

• Tasa (Kg).

• Capacidad (Kg).

• Tipo de vehículo.

• Sucursal.

• ID del vehículo para importarlo desde ADempiere.

• Grupo de Servicios

Maestro encargado de incluir, modificar, o eliminar un grupo de servicios.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Grupo de Servicios.

Para incluir un nuevo grupo de servicio, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• Código

• Descripción

• Servicios

Maestro encargado de incluir, modificar o eliminar un servicio.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Servicios.

Para incluir un nuevo servicio, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• Código.

• Descripción.

• Cuenta Contable.

• Descripción Cuenta.

• Previamente debe estar definido el Grupo.

• El Check debe permanecer en Contabilizado.

• Periodo

Maestro encargado de incluir un periodo determinado.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Periodos.

Para incluir un nuevo periodo, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• Código.

• Descripción.

• Fecha Desde.

• Fecha Hasta.

• Cesta Ticket.

• Días Feriados.

• El Check debe tildarlo como activo.

• Sucursales

Maestro encargado de incluir, modificar o eliminar una sucursal.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Sucursales.

Para incluir una nueva sucursal, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debemos incluir lo siguiente:

• El código lo genera al guardar el registro.

• El Check debe estar Activo.

• Descripción.

• Estado.

• Ciudad.

• Cap. Carga.

• Porc Com.

• Concepto Com.

• Asignación Com.

• Deducción Com.

• Vehículo Liviano.

• Vehículo Mediano.

• Vehículo Pesado.

• Sucursal a la que se va a importa desde Adempiere.

• Tipo de Gastos

Maestro encargado de incluir, modificar o eliminar un tipo de gasto.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Tipo de Gastos.

Para incluir un nuevo tipo de gastos, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Código.

• Descripción.

• Cuenta Contable.

• Descripción Cuenta.

• Clientes

Maestro encargado de incluir los clientes asociados al transporte.

Lo ubicamos en el Menú Archivo/Clientes.

Para incluir un nuevo tipo de gastos, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Rif.

• Nombre.

• Dirección.

• El check debe tildarlo como Activo.

Transacciones

• Ahora bien, en Movimientos, podemos encontrar las transacciones del sistema.

De igual manera, podemos conseguir algunos de ellos en nuestra vista principal.

• Rutas

Transacción encargada de incluir las rutas a destino.

Lo ubicamos en el Menú Movimientos/Rutas.

Para incluir una nueva ruta, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Descripción.

• Distancia.

• Comisión.

• Tabuladores de Comisión (Pesado, Mediano, Liviano).

• Debe estar en status activa.

• Datos del Origen.

• Datos del Destino.

• Anticipos

Transacción encargada de incluir, modificar o eliminar los anticipos de viajes.

Lo visualizamos accionando clic en el ícono

o mediante la tecla F5.

Para incluir un nuevo anticipo de viaje, accionamos clic en Nuevo Registro o mediante el comando Ctrl + N.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Monto.

• Chofer.

• Luego, asignamos el tipo despacho mediante el ícono

como lo indica la ventana.

• De ser por un Despacho Interno, se deja tildado el check ubicado en la parte superior de la ventana.

• Para asignarle las órdenes de carga a ese chofer, lo hacemos mediante el ícono

como lo indica la ventana.

• Allí nos mostrará las órdenes de carga por asignar.

• Luego de seleccionar la orden, procedemos a asignar los Datos de la Ruta mediante el comando F4.

• Al incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Adicionar complemento de viajes.

Para adicionar un complemento, previamente debemos tener creado el anticipo.

• Para buscar un registro, lo hacemos desde la misma ventana de anticipo de viajes mediante el comando F4.

• Ahora bien, accionamos clic en modificar registro o mediante el comando Ctrl + M.

• Se nos habilitará en la ventana el botón de

• Ingresamos el monto a complementar con su observación.

• Luego de incluir el monto y la observación, nos creará un nuevo anticipo como complemento de nuestro viaje principal.

• De ser un Despacho Externo, se debe destildar el check ubicado en la parte superior de la ventana.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Vehículo lo podemos ubicar mediante el comando F4, ya sea por placa o descripción.

• Cliente lo podemos ubicar mediante el comando F4.

• Se procede a asignar los datos de la ruta mediante el comando F4.

• Relación gastos viajes

Transacción encargada de asignar las relaciones de gastos por viaje.

Lo visualizamos accionando clic en el ícono

o mediante la tecla F6.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Se le asigna el chofer mediante el comando F4.

• La fecha del día.

• Seleccionar el anticipo asociado a la relación de gastos.

• De igual manera, agregar el detalle de los gastos relacionados.

• La observación es opcional.

• Gastos por servicios

Transacción encargada de determinar los gastos por servicio a vehículos.

- Nos mostrará la siguiente ventana en donde debe incluir lo siguiente:

• Rif de la empresa.

• Número de factura.

• Observación es opcional.

• Se le agrega el vehículo a través del ícono

• Para eliminarlo, con el ícono

como lo indica la ventana.

• Debe asignarle la placa, podemos ubicarla mediante el comando F4.

• El servicio y el total correspondiente.

• Reactivar Anticipo

Este proceso nos permite reactivar un anticipo de viaje procesado, pudiendo modificarlo o adicionar un complemento.

• Al accionar clic sobre el ícono

- Nos mostrará el siguiente mensaje:

• Al aceptar, nos coloca el anticipo en estado normal.

• Una vez modificado el anticipo, al guardar, nos cambia el status nuevamente a procesado.

Reportes

• En Reportes, visualizamos todos los procesos del sistema por generar.

• Anticipos

Para generarlo, lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de anticipo, debemos especificar lo siguientes parámetros:

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Ciudades

Para generarlo, lo ubicamos en el menú Reportes.

• Al accionar clic, nos genera el siguiente reporte:

• Choferes

Para generarlo, lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de choferes, debemos especificar lo siguiente:

• Cédula.

• Tipo de reporte.

• Otros parámetros (Activos, inactivos, todos).

• Por visualización, impresión u hoja de cálculo (Excel).

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Choferes - Viajes

Lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de relación de viajes (resumido), debemos especificar lo siguiente:

• Fecha.

• Cédula.

• Otros parámetros.

• Por visualización, impresión u hoja de cálculo (Excel).

• Comisiones

Lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de choferes, debemos especificar lo siguiente:

• Periodo.

• Chofer.

• Mostrar datos (Generales o detallados).

• Por visualización, impresión u hoja de cálculo (Excel).

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Relación de gastos

Lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de choferes, debemos especificar lo siguiente:

• Número de relación.

• Chofer.

• Por periodo o por fecha.

• Por Estatus.

• Tipo de reporte

• Por visualización, impresión u hoja de cálculo (Excel).

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Rutas

Lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de choferes, debemos especificar lo siguiente: • Origen.

• Destino.

• Estado origen.

• Estado destino.

• Ciudad origen.

• Ciudad destino.

• Estatus.

• Tipo de reporte.

• Por visualización, impresión u hoja de cálculo (Excel).

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente:

• Vehículos

Lo ubicamos en el menú Reportes.

Para generar el reporte de vehículos, debemos especificar lo siguiente:

Luego de incluir los datos, nos mostrará algo similar a lo siguiente: