OpenKM

OpenKM es una herramienta para la administración de documentos generados dentro de una compañía, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para mantener controlado la innecesaria duplicación de la información, provee una solución para:

• Controlar el creciente volumen de información a ser manejado

• Poner fin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información

• Prevenir la duplicación de la información

• Obtener información válida a través del control de versiones de documentos

• Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información

• Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta forma con las obligaciones establecidas el LOPD (Ley de Protección de Datos)

• Restringir el acceso a la información por los usuarios no autorizados.

La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible para resolver problemas y tomar decisiones, es una herramienta que ayuda a mejorar los procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas inter-relacionadas) y permitiendo a los diferentes departamentos el acceso controlado y supervisado a la información.

A continuación se presentan los pasos a seguir para el correcto uso del sistema, es importante que lea detenidamente cada punto y ejecute la acción de acuerdo a lo orientado en el presente manual.

Como paso inicial esta la Autenticación de usuario, debe ingresar su nombre de usuario y contraseña para cargar los sistemas en la intranet:

Nota: El Nombre de usuario y Contraseña son los mismos con los que entra al equipo cuando inicia sesión.

Luego de llenar los campos, pulsar clic en el botón <Aceptar>.

1. Entrar en la Intranet de la empresa (www.iancarina.com.ve), ubicar la opción Wiki, pulsar clic (ver imagen):

2. Se activa la pantalla donde se listan los diferentes sistemas de gestión empresarial, deslizando la barra vertical hacia abajo, se observa el enlace que permitirá entrar al sistema OPENKM (ver imagen siguiente):

3. Se activa la pantalla de ingreso del Sistema de Documentos, en la misma debe ingresar su usuario (User) y contraseña (Password) para comenzar a utilizar la herramienta:

4. Se activa la ventana principal del sistema, donde tendrá una vista amplia de todas las opciones y herramientas que ofrece al usuario de acuerdo a su perfil, a continuación se describen:

- Taxonomía: Menú ubicado en la parte izquierda de la ventana, donde se encuentran alojadas las diferentes carpetas, o también llamados repositorios de archivos. En este menú, solo se mostraran las carpetas y documentos, ya sea de solo lectura o para descargas, a las cuales el perfil de usuario tenga acceso. De requerir acceso, debe consultar con la operadora de la empresa.

Nota: Para consultar una carpeta dentro de otra o los documentos incluidos en cada carpeta, se debe desplegar hasta ubicar dicha carpeta o documento.

Los documentos contenidos en una carpeta, se visualizan en la parte derecha de la venta, de la siguiente forma:

En la parte derecha inferior se encuentran ubicados los formularios que permitirán registrar las propiedades de cada documento, las notas adicionales y la seguridad requerida para ingreso por cada perfil y documentos:

• Barra de Menú:

Ubicar la barra de menú y pulsar clic sobre la opción (o submenú) que requiera usar. Cada submenú tiene su finalidad de uso, a continuación se especifica cada uno:

• Archivo, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, algunas están inactivas y otras activas, estas últimas son las habilitadas para el uso:

  - Descargar documento: permite ver el documento seleccionado.

• Edición, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, sin embargo, ninguna está habilitada para el uso:

• Herramientas, en la misma podrá visualizar el listado de las distintas opciones que ofrece, donde están habilitadas para el uso:

  - Idiomas: permite seleccionar el idioma de su preferencia, inglés o español.
  - Apariencia:
  - Consola de Depuración:
  - Mostrar Administración:
  - Preferencia: permite cambiar la clave de ingreso al sistema, entre a la opción siguiente: 

Se activa la siguiente pantalla, en el orden de los recuadros enmarcados en rojo, colocar la nueva clave, en el siguiente repetir la nueva clave, y por último, pulsar el botón <Actualizar> para que se actualice la contraseña:

• Ayuda, se encuentran diferentes acciones que le permitirá mediante documentación la utilización del sistema.