Socio del Negocio

Un Socio del Negocio es una entidad con la que se hacen negocios. Hay tres tipos diferentes: Proveedores, Clientes y Empleados. El concepto de socio del negocio es muy flexible puesto que puede ser un Proveedor, un Cliente, un Empleado o una combinación de los tres. Tiene una o más Localizaciones y uno o más Contactos, que pueden además estar enlazados a una localización. Los Contactos pueden tener las denominadas Áreas de Interés, que forman la base para la Administración de Relaciones con Clientes y permite al personal de ventas gestionar las listas de Correo Electrónico para propósitos de mercadotecnia (por ejemplo, boletines de noticias, etc.). Tiene también una Cuenta Bancaria y una funcionalidad de Retención. Pueden también tener relaciones con otros socios del negocio, esto permite que una orden de venta sea entregada a un socio del negocio, facturada a un segundo socio del negocio, y el pago hecho por un tercer socio del negocio.

CONFIGURACIÓN

La ventana Socio del Negocio permite definir cualquier persona con quien ejecuta transacciones, esto incluye Clientes, Proveedores y Empleados. Antes de crear un Producto debe definir el Proveedor. Antes de generar una Orden de Venta, debe definir el Cliente. Esta ventana contiene toda la información de los Socios del Negocio, y los valores introducidos serán usados para generar todas las transacciones de los documentos.

Dé entrada al Código (RIF ó Cédula de Identidad) y Nombre. Seleccione el cuadro de verificación Activo para indicar que esta Activo en el sistema. El campo Saldo Abierto es mantenido por el sistema, esto indica el importe total de CxP y facturas CxC para este socio del negocio.

Seleccione un Estado del Crédito, este campo se usa junto con el saldo actual y límite de crédito, y puede ser uno de los siguientes valores:

- Sin Verificación de crédito: Puesto manualmente. No hay gestión de crédito, es lo mismo que sin límite de crédito.

- Crédito correcto: la gestión de crédito está activa.

- Crédito en verificación: Puesto por el sistema. La gestión de crédito esta activa y el saldo actual es mayor del 90% del límite de crédito.

- Crédito Retenido: Puesto por el sistema. La gestión de crédito esta activa y el saldo actual está sobre el límite de crédito. Esto evita que le sean enviados entregas a este cliente, tenga acceso a activos o a completar órdenes.

- Crédito detenido: Puesto manualmente. Tiene las mismas restricciones que el crédito retenido y también evita que las facturas sean completadas.

Puede introducir un valor en varios campos: Descripción, Código de Identificación (el mismo que colocó en el campo Código), Exento de Impuesto de Venta y Exento de Impuesto de Compra que indican si el Socio del Negocio está exento de impuesto, Grupo de socio de negocio, etc.

Configure un Grupo de Socio del Negocio, una manera de agruparlos sería dividirlos en Proveedores, Clientes y Empleados. Pero se puede ser mucho más específico, lo que sería de utilidad en el área de Contabilidad o Reportes, esto es, puede diferenciar para el caso de sus proveedores de acuerdo a la actividad economica a la que se dedican: productores, suministros, motores, repuestos, etc., para los clientes clasificarlos entre sus mayoristas, minoristas, fabricantes, distribuidores, independientes, etc.

CLIENTE

Entre a la pestaña Cliente y asegúrese de seleccionar el cuadro de verificación Cliente. Puede seleccionar valores para los campos siguientes: Regla de Facturación, Programa de Facturación, Regla de Entrega, Vía de Entrega, Lista de Precios. Éstos se usaran como valores predeterminados cuando se de entrada a una Orden de Venta o Documento por Cobrar para este socio del negocio.

• La Regla de Facturación a seleccionar siempre debe ser Inmediato, esto para permitir que se pueda emitir factura al cliente antes o después del despacho de la mercancía.

• El Programa de Facturación permite definir un programa para crear facturas sumarias. Si se envían múltiples entregas ó servicios, se puede crear una factura sumaria en un momento determinado, por ejemplo, al final del mes, trimestre, semana, etc. Sólo necesita dar entrada a la frecuencia de facturación.

• La Regla de Entrega a seleccionar siempre debe ser Disponibilidad, esto quiere decir que solo se podrá despachar mercancía al cliente si existe disponibilidad de productos en el inventario.

• La Lista de Precios determina la moneda y el tratamiento de los impuestos. Las versiones de las listas de precio permiten mantener listas paralelas para diferentes rangos de fechas. La versión de la lista de precio actual se usa en base a la fecha del documento.

• El Esquema de Descuento y % Descuento se usan para definir descuentos adicionales a ser otorgados a este cliente.

• Seleccione Regla de Pago y Término de Pago a ser empleados como valores predeterminados cuando ingrese una Orden de Venta o Documento por Cobrar para este Socio del Negocio. Debe introducir el Días Neto para cuando los pagos se venzan. Opcionalmente, si su descuento será ofrecido por pronto pago introduzca datos de Días de Descuento, % Descuento, Días de Descuento 2, % de Descuento 2 y Días de Gracia. Dé entrada a una Nota de Documento para imprimirla en todas las facturas que utilicen este Término de Pago. Si selecciona Fecha de Vencimiento Fija, entonces introducirá el Día de Mes Fijo para indicar el día del mes que vence el pago. Cuando un Término de Pago es definido con un Programa de Pagos, generalmente la pestaña Pago no indicará ningún Término de Pago especial, Ppero debe establecer un Esquema, el cual conta en definir el porcentaje del pago que se debe y los días netos de pago. Se continúa ingresando nuevos registros hasta que la suma alcance el 100%. Cuando el Programa ha sido completado deberá validarlo.

• Seleccione el cuadro de verificación Imprimir Descuento para indicar que el descuento proporcionado para un producto será impreso en el Documento. Si no hay descuento o si el descuento no resulta en un precio menor al precio de lista, el campo descuento no se imprimirá.

• El Límite de Crédito es empleado para indicar cuanto crédito para un socio del negocio será asignado antes de que se le restrinjan las órdenes. Un valor de cero indica que no hay Límite de Crédito.

• Si hay Facturas Abiertas, el sistema mostrará en el campo Crédito Usado la sumatoria de las mismas.

Nota: de manera predeterminada, el cuadro de verificación Cliente es seleccionado para cada nuevo socio del negocio definido. Si agrega un nuevo Socio del Negocio y no desea clasificarlo como un cliente seleccione la pestaña Cliente y deseleccione el cuadro de verificación.

Para ingresar Información Contable del cliente, ubique la Pestaña Contabilidad Cliente, estos valores viene predeterminado desde el Grupo Socio del Negocio seleccionado en la pestaña Socio del Negocio. Puede dejar estos valores predeterminados como están o actualizarlos para definir cuentas específicas para este socio del negocio. Recuerde que la mayoría de las veces esto no es necesario si el Socio del Negocio es definido como un elemento en su esquema contable.