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Revisión de 13:02 7 ene 2015
Contenido
Descripción del Escenario de Negocio
El escenario de negocio que a continuación se explica, describe toda la secuencia de procesos relativa a una compra con un proveedor o a una venta con un cliente, el cual está enmarcado por un conjunto de subprocesos que interactuan entre si, de manera centralizada, y que abarca todas las etapas, donde el proceso de compras inicia con una requición de material para generar una orden de compra hasta la facturación al proveedor, y para el caso de una venta, desde la creación de un pedido (Orden de Venta) hasta la asignación de documentos tras recibir el pago del cliente. El proceso de venta se lleva a cabo tanto para empresas que son de tipo Cadena Nacional y Regional, como para Mayoristas, Distribuidores e Independientes.
Estos procesos empresariales establecen la relación contractual entre la empresa y el proveedor o cliente, permitiendo el control de documentos que de acuerdo a ciertas condiciones apoyan la gestión financiera de la empresa.
Gestión de Compras
Gestión que permitirá cubrir los procesos de negocios necesarios para la creación de documentos como: Requisición de Compras por materiales y servicios, Solicitudes para Cotización y Valuación a los proveedores, Ordenes de Compra, Recepción de Mercancía, Facturas a Proveedor, Asignación de Documentos, entre otros reportes de interés.
El proceso de compras se encuentra centralizado en un único departamento, quien aprovisiona diversas empresas (sucursales) a través de la generación de requisiciones por reabastecimiento.
Proceso Funcional de Compras
El proceso de compras inicia con la creación de una requisición ya sea de consumo (Requisición Interna (Por Usuario)) o de compras (Requisición) por materiales, servicios, o ambas; para continuar con el estudio de los proveedores con los cuales se negocian las condiciones de precios y entregas, éste estudio evaluará las cantidades y precios por cada proveedor y seleccionará el (los) ganador (es) a través de una Solicitud para Cotización que estará asociada a una Solicitud para Cotización (con Respuesta); luego, se proceden a generar las Ordenes de Compra, y una vez llegue la mercancía a la empresa se le da entrada en almacén por medio del proceso Recepción de Productos, que será entregada en conjunto con la orden de compra al departamento correspondiente para la emisión de la factura, la cual será el Documento por Pagar al proveedor, donde al mismo puede o no aplicarsele Retención de Impuesto, dado que va a depender de la configuración que tenga el proveedor en el dato maestro de Socio del Negocio. Una vez emitida la factura, se genera la planificación de pago por medio de una Orden de Pago ya sea por un Anticipo, una Factura o una Nota Contable.
Requisiciones
Una Requisición es empleada para mostrar el intento de compra de un producto. En la Línea de la Requisición se ingresan los artículos a ser requisitados. En el caso de una Requisición Interna (Por Usuario), nace de los requerimientos en materiales y/o servicios que pueda presentar en un momento determinado el departamento que la registra, para luego Almacén validar disponibilidad para despacharla. Estas requisiciones podrán ser visualizadas en el reporte Requisiciones Abiertas, en caso que aun se encuentren pendientes por atender.
Ordenes de Compra
Entrada de Mercancía
Facturación
Planificación de Pago
Otros Procesos y Reportes de Compras
Gestión de Materiales
Proceso Funcional de Almacén
Se divide en tres grandes acciones que realiza el almacenista, la primera es la creación del Producto con todas sus caracteristicas básicas y de uso durante los procesos inmersos en las gestiones de compra y venta de un producto o servicio, así como el Inventario Físico para soportar estas operaciones. La segunda viene ligada al proceso de compras cuando se genera el Informe de Reabastecimiento, ó cuando se le da entrada a la mercancía al almacén a través del proceso Recepción de Productos, que se puede verificar por medio del reporte Detalle de Recibos de Material, asi mismo, está el proceso de Inventario Uso Interno, por medio del cual se completa el proceso de requisición interna que realiza el usuario del departamento que presenta la necesidad del producto. La tercera está incluida en el proceso de ventas cuando se realiza la salida del material del inventario a través del proceso Generar Entrega desde Orden de Carga o de forma manual Generar Entregas (Manual) y el proceso de Confirmación Entrega/Recepción cuando se está realizando una trasferencia de producto de un almacen a otro por medio del proceso Movimiento de Inventario.
Reportes
Gestión de Ventas
Proceso Funcional de Ventas
El paso inicial es la creación de la Orden de Venta o también llamado pedido de venta, a partir del cual se realiza el análisis en tres aspectos condicionantes para la facturación y el despacho de la mercancía, esto es, el vencimiento de los documentos, el limite de crédito excedido y los cheques devueltos asociados, siempre que el cliente esté configurado en el dato maestro de Socio del Negocio con la información requerida para éste análisis. Luego, se procede a la generación de los diferentes subprocesos que permiten se realice el despacho o entrega de la mercancía, como son: registro en los diferentes datos maestros para la creación del Ticket de Entrada, donde se le da ingreso a la capacidad de carga y volúmen del vehículo utilizado para el despacho de la mercancia, y a partir del cual se genera la Orden de Carga, documento enlazado directamente con la Orden de Venta y que es utilizado para el Registro del Peso desde donde se genera automaticamente la Guía de Despacho, y desde el cual es posible Generar Factura desde Orden de Carga de manera automática. La factura también es posible crearla de forma manual por el proceso Generar Facturas (Manual).
Para ver el flujo de información del proceso entre al siguiente enlace --> Proceso de Pedido a Factura
Ordenes de Ventas
Es un documento de control que se utiliza para realizar transacciones con los clientes. A partir de este documento se puede generar de manera automática documentos de entregas, guías y facturas; también es posible la generación de Ordenes de Compra.
Las órdenes contienen toda la información básica de los clientes, las reglas de facturación, los productos ordenados y los impuestos sobre la venta. Consta de 3 pestañas: Orden, Líneas de la Orden e Impuestos de la Orden. Existen dos tipos, la Orden de Venta por Despacho Directo y la Orden de Venta que no es por despacho directo, ambas son pedidos tomados por el vendedor directamente con el cliente desde su equipo electrónico. Sin embargo, el pedido que contenga lineas de producto para despacho directo, será modificado por el área de Logística, extrayéndolo y creando con él una nueva orden que será de tipo despacho directo.
A continuación se explican los dos tipos de ordenes de ventas:
Despachos de Mercancía
Los despachos o entregas de productos se realizan a partir de los detalles tomados de las órdenes de venta. Para realizar el despacho se debe seguir el proceso:
1. Crear los datos maestros de Tipo de vehículo, Marca y Modelo del vehículo, Transportista, Conductor, y realizar la Configuración del vehículo.
2. Crear el Ticket de pesaje inicial.
3. Generar Orden de Carga y Guía de Despacho.
4. Generar Entrega (o Despacho de Mercancía).
Facturación
Gestión de Crédito y Cobranza
Proceso Funcional de Crédito y Cobranza
Otros Procesos de Ventas
Reportes de Facturación
Retenciones
Datos Maestros
Proceso Funcional de Generar y Declarar Retenciones
Reportes
Gestión de Devolución
Proceso Funcional de Devolución a Proveedor
Proceso Funcional de Devolución de Cliente
Gestión de Saldos Pendientes
Los procesos de Tesorería y Finanzas se encuentran ubicados en el menú Gestión de Saldos Pendientes. El perfil de Finanzas abarca todo el manejo, administración y control del efectivo de la empresa, para lo cual debe contar con la información de todos los pagos realizados y cobros recibidos a una fecha determinada, que le permita generar operaciones que contribuyan a la ejecución de una buena planificación y aplicación de los fondos.
La información de Pagos y Cobros se genera a través de documentos como: facturas, notas de crédito, notas de débito, ajustes de crédito, ajustes de débito, pagare, etc. Es importante destacar que una factura puede disparar las transacciones siguientes:
- Entrada al Libro de Efectivo ó Diario de Caja Chica
- Pago desde la Tarjeta de Crédito o Transacción electrónica de fondos (Transferencias)
- Saldos Abiertos para transacciones de cuentas
Sin embargo, es indispensable que se prepare la información referente a los datos maestros y las transacciones antes de iniciar el proceso de operaciones, ya que a partir de ellos se podrá dar curso a las mismas:
1. Banco
2. Caja Chica
3. Transacciones CxP – CxC
3.1 Diario de Caja Chica
3.2 Pago/Cobro
3.3 Asignación de Pagos
3.4 Estado de Cuentas Bancario
Proceso Funcional de Finanzas
El proceso inicia con la Selección de Pagos (Manual) por medio del cual se eligen los pagos a ser cancelados y que están asociados a una cuenta bancaria, un Socio del Negocio y una regla de pago (Cheque o Transferencia Bancaria) ligada a la cuenta bancaria; este proceso a su vez, genera el registro para Imprimir/Exportar Pagos, donde se podrá crear la impresión del cheque o el archivo de texto (.txt) de la Transferencia Bancaria, información que se puede visualizar en la Remesa de Pagos, a partir de la cual es posible generar el archivo de transferencia o la anulación del pago. Todos los pagos que se generan del proceso anterior pueden ser visualizados en la ventana Pago/Cobro, y conciliados con el banco por la opción Estado de Cuentas Bancario.
