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Descripción del Escenario de Negocio
El escenario de negocio que a continuación se explica, describe toda la secuencia de procesos relativa a una compra con un proveedor o a una venta con un cliente, el cual está enmarcado por un conjunto de subprocesos que interactuan entre si, de manera centralizada, y que abarca todas las etapas, donde el proceso de compras inicia con una requición de material para generar una orden de compra hasta la facturación al proveedor, y para el caso de una venta, desde la creación de un pedido (Orden de Venta) hasta la asignación de documentos tras recibir el pago del cliente. El proceso de venta se lleva a cabo tanto para empresas que son de tipo Cadena Nacional y Regional, como para Mayoristas, Distribuidores e Independientes.
Estos procesos empresariales establecen la relación contractual entre la empresa y el proveedor o cliente, permitiendo el control de documentos que de acuerdo a ciertas condiciones apoyan la gestión financiera de la empresa.
Gestión de Compras
Gestión que permitirá cubrir los procesos de negocios necesarios para la creación de documentos como: Requisición de Compras por materiales y servicios, Solicitudes para Cotización y Valuación a los proveedores, Ordenes de Compra, Recepción de Mercancía, Facturas a Proveedor, Asignación de Documentos, entre otros reportes de interés.
El proceso de compras se encuentra centralizado en un único departamento, quien aprovisiona diversas empresas (sucursales) a través de la generación de requisiciones por reabastecimiento.
Proceso Funcional de Compras
El proceso de compras inicia con la creación de una requisición ya sea de consumo (Requisición Interna (Por Usuario)) o de compras (Requisición) por materiales, servicios, o ambas; para continuar con el estudio de los proveedores con los cuales se negocian las condiciones de precios y entregas, éste estudio evaluará las cantidades y precios por cada proveedor y seleccionará el (los) ganador (es) a través de una Solicitud para Cotización que estará asociada a una Solicitud para Cotización (con Respuesta); luego, se proceden a generar las Ordenes de Compra, y una vez llegue la mercancía a la empresa se le da entrada en almacén por medio del proceso Recepción de Productos, que será entregada en conjunto con la orden de compra al departamento correspondiente para la emisión de la factura, la cual será el Documento por Pagar al proveedor, donde al mismo puede o no aplicarsele Retención de Impuesto, dado que va a depender de la configuración que tenga el proveedor en el dato maestro de Socio del Negocio. Una vez emitida la factura, se genera la planificación de pago por medio de una Orden de Pago ya sea por un Anticipo, una Factura o una Nota Contable.
Un Socio del Negocio es una entidad con la que se hacen negocios. Hay tres tipos diferentes: Proveedores, Clientes y Empleados. El concepto de socio del negocio es muy flexible puesto que puede ser un Proveedor, un Cliente, un Empleado o una combinación de los tres. Tiene una o más Localizaciones y uno o más Contactos, que pueden además estar enlazados a una localización. Los Contactos pueden tener las denominadas Áreas de Interés, que forman la base para la Administración de Relaciones con Clientes y permite al personal de ventas gestionar las listas de Correo Electrónico para propósitos de mercadotecnia (por ejemplo, boletines de noticias, etc.). Tiene también una Cuenta Bancaria y una funcionalidad de Retención. Pueden también tener relaciones con otros socios del negocio, esto permite que una orden de venta sea entregada a un socio del negocio, facturada a un segundo socio del negocio, y el pago hecho por un tercer socio del negocio.
Configuración
Primero, configure un Grupo Socio del Negocio, una manera de agruparlos sería dividirlos en Proveedores, Clientes y Empleados. Pero se puede ser mucho más específico, lo que sería de utilidad en el área de Contabilidad o Reportes, esto es, puede diferenciar para el caso de sus proveedores de acuerdo a la actividad economica a la que se dedican: productores, suministros, motores, repuestos, etc., para los clientes clasificarlos entre sus mayoristas, minoristas, fabricantes, distribuidores, independientes, etc.
Para crear un Socio de Negocio
Adicionalmente, puede definir los Términos de Pago que deberán ser usados para el soccio del negocio específico o el grupo. Por ejemplo, tener diferentes
términos de pago para mayoristas contra clientes minoristas, o si un Socio del Negocio es tanto proveedor como cliente, puede tener diferentes términos de pago
para ventas contra compras.
El Programa de Facturas le permite crear facturas sumarias. Si envía Múltiples entregas o servicios, puede desear crear una factura sumaria en un momento seleccionado, por ejemplo al final del mes, trimestre, semana, etc; sólo necesita dar entrada a la frecuencia de facturación.
La Retención de Impuesto aplica en todos los casos donde requiera pagar solamente parte del precio del producto y retener el resto.
El Socio del Negocio le permite definir cualquier entidad con quien ejecuta transacciones. Esto incluye Clientes, Proveedores y Empleados. Antes de introducir o importar productos, usted debe definir sus Proveedores. Antes de generar Órdenes, debe definir los Clientes. La ventana Socio del Negocio contiene toda la información acerca de su Socio del Negocio, y los valores introducidos serán usados para generar todas las transacciones de los documentos.
El Representante de Ventas o Agente de la Compañía es el contacto identificado en un documento. Si lo desea, se imprimirá en las facturas y será usado en el cálculo de comisiones.
Requisiciones
Ordenes de Compra
Entrada de Mercancía
Facturación
Planificación de Pago
Otros Procesos y Reportes de Compras
Gestión de Materiales
Proceso Funcional de Almacén
Se divide en tres grandes acciones que realiza el almacenista, la primera es la creación del Producto con todas sus caracteristicas básicas y de uso durante los procesos inmersos en las gestiones de compra y venta de un producto o servicio, así como el Inventario Físico para soportar estas operaciones. La segunda viene ligada al proceso de compras cuando se genera el Informe de Reabastecimiento, ó cuando se le da entrada a la mercancía al almacén a través del proceso Recepción de Productos, que se puede verificar por medio del reporte Detalle de Recibos de Material, asi mismo, está el proceso de Inventario Uso Interno, por medio del cual se completa el proceso de requisición interna que realiza el usuario del departamento que presenta la necesidad del producto. La tercera está incluida en el proceso de ventas cuando se realiza la salida del material del inventario a través del proceso Generar Entrega desde Orden de Carga o de forma manual Generar Entregas (Manual) y el proceso de Confirmación Entrega/Recepción cuando se está realizando una trasferencia de producto de un almacen a otro por medio del proceso Movimiento de Inventario.
Reportes
Gestión de Ventas
Proceso Funcional de Ventas
El paso inicial es la creación de la Orden de Venta o también llamado pedido de venta, a partir del cual se realiza el análisis en tres aspectos condicionantes para la facturación y el despacho de la mercancía, esto es, el vencimiento de los documentos, el limite de crédito excedido y los cheques devueltos asociados, siempre que el cliente esté configurado en el dato maestro de Socio del Negocio con la información requerida para éste análisis. Luego, se procede a la generación de los diferentes subprocesos que permiten se realice el despacho o entrega de la mercancía, como son: registro en los diferentes datos maestros para la creación del Ticket de Entrada, donde se le da ingreso a la capacidad de carga y volúmen del vehículo utilizado para el despacho de la mercancia, y a partir del cual se genera la Orden de Carga, documento enlazado directamente con la Orden de Venta y que es utilizado para el Registro del Peso desde donde se genera automaticamente la Guía de Despacho, y desde el cual es posible Generar Factura desde Orden de Carga de manera automática, o de forma manual por el proceso Generar Facturas (Manual).
Ordenes de Ventas
Es un documento de control que se utiliza para realizar transacciones con los clientes. A partir de este documento se puede generar de manera automática documentos de entregas, guías y facturas; también es posible la generación de Ordenes de Compra.
Las órdenes contienen toda la información básica de los clientes, las reglas de facturación, los productos ordenados y los impuestos sobre la venta. Consta de 3 pestañas: Orden, Líneas de la Orden e Impuestos de la Orden. Existen dos tipos, la Orden de Venta por Despacho Directo y la Orden de Venta que no es por despacho directo, ambas son pedidos tomados por el vendedor directamente con el cliente desde su equipo electrónico. Sin embargo, el pedido que contenga lineas de producto para despacho directo, será modificado por el área de Logística, extrayéndolo y creando con él una nueva orden que será de tipo despacho directo.
A continuación se explican los dos tipos de ordenes de ventas:
Despachos de Mercancía
Los despachos o entregas de productos se realizan a partir de los detalles tomados de las órdenes de venta. Para realizar el despacho se debe seguir el siguiente proceso:
1. Crear los datos maestros de Tipo de vehículo, Marca y Modelo del vehículo, Transportista, Conductor, y realizar la Configuración del vehículo.
2. Crear el Ticket de pesaje inicial.
3. Generar Orden de Carga y Guía de Despacho.
4. Generar Entrega (o Despacho de Mercancía).
