Proceso de Importación
1. Crear una Requisición de material, realizada por el personal de Importaciones de la compañia, donde envian al Departamento de Compras la requisicion para que procedan a crear la Orden de Compra. Si es una requisición de maquinaria, la misma es creada cuando ya se ha definido la negociación y se tiene en mano la Factura Proforma definitiva.
2. Previamente se debe tener definido el Tipo de Conversión y la Moneda antes de crear la órden de compra por importación. Todos los documentos relacionados a la Importación debe tener la misma fecha de documento.
3. Crear la Orden de Compra para el Anticipo de Gasto por Importación asociando a un cargo, realizado por el personal de Importaciones de la compañia, donde el usuario genera el anticipo que es solicitado al Departamento de Finanzas con una autorización escaneada y enviada por correo. Este anticipo se crea por la ventana Orden de Compra, asociado a un programa de anticipo.
4. Generar la Orden de Pago del anticipo realizado en el paso anterior, el cual es enviado al Departamento de Finanzas para que se procese el pago.
5. Generar la Orden de Compra de la requisición de material, este proceso se hace en conjunto con la creación del Anticipo y la Orden de Pago. El Departamento de Compras envía la Orden de Compra al usuario para que se anexe al expediente.
6. Generar Recepción de Productos, el área de Almacen genera el recibo de material anexándolo a la Orden de Compra, se entrega al Departamento de Compras para que ésta proceda a incluirlo en el expediente.
7. Generar el Documento por Pagar o factura de proveedor, el Departamento de Contabilidad procede a generar la factura de proveedor con el físico del recibo de material, luego envía el expediente con toda la documentación del caso al Departamento de Importaciones.
8. Por último, se procede a generar el proceso contable. En el transcurso del mes, se registran con copias las facturas de los terceros que intervienen en el proceso de nacionalización de la importación. Entre los 5 y 10 días de cada mes se reciben los expedientes de importación en el cual se procede a revisar cada expediente, ubicando cada factura de tercero procesada con anterioridad en el expediente que corresponda.
Se registra la factura del proveedor extranjero y cualquier otra que no haya sido registrada con anterioridad a través de la ventana Documento por Pagar, por lo general solo quedan por registrar las facturas que no aplican para retención.
Se revisa el total de gastos, retenciones y anticipos otorgados a cada importación para así determinar el monto que se debe pagar al agente aduanal por cada expediente. Para realizar el pago final, se debe registrar los ajustes de crédito para cancelar el pasivo de las facturas de los terceros, un ajuste por cada factura, ya que a ellos no se les paga directamente, a través de la ventana Documento por Pagar.
Luego de realizar los ajustes de crédito, se realiza un ajuste de débito al agente aduanal por cada expediente, el cual se compone de la suma de todos los ajustes de crédito realizados por cada importación, ésto a través de la ventana Documento por Pagar.
Una vez realizado los ajustes crédito y débito, se procede a aplicar por medio de la ventana Asignación de Pago los anticipos otorgados al agente aduanal con las facturas que corresponda y ajustes, para así llegar al saldo real que se debe cancelar.
